Por Rodrigo Reis *
Desde março de 2020, o home office passou a fazer parte do dia a dia dos brasileiros. Visto pelas empresas como um desafio antes da pandemia de covid-19, tornou-se uma necessidade estratégica durante o avanço do novo coronavírus. Sem a possibilidade de os profissionais trabalharem de casa, a maioria das organizações sucumbiria aos impactos negativos decorrentes das medidas de isolamento social. A questão é que essa nova dinâmica do trabalho colocou em xeque diferentes processos já consolidados no escritório, como a viabilidade das impressões na rotina interna. Mas não se engane: imprimir arquivos e documentos segue como prática importante mesmo com os colaboradores em casa. Veja por quê:
1 – Desenvolvimento de relatórios e roteiros
As apresentações de relatórios e as reuniões com clientes e parceiros também migraram para o ambiente digital, mas isso não significa que tudo precisa ser virtual. Ter relatórios e roteiros impressos em mãos é uma forma de reunir mais segurança na hora de falar e, claro, servir como backup caso aconteça algum problema tecnológico. Já imaginou, por exemplo, não conseguir apresentar um slide porque a conexão trava? Pois é, ter essas informações no papel evita esses transtornos.
2 – Estratégias inspiradas em dados
A pandemia de covid-19 reforçou a necessidade de as empresas adotarem uma cultura data driven, isto é, estratégias baseadas em dados. Ter as informações certas rapidamente é o que diferencia as organizações bem-sucedidas daquelas que sofrem com a transformação digital. A questão é como interpretar um volume cada vez mais elevado de dados no ambiente corporativo. Para isso, contar com relatórios impressos que interpretam, cruzam diferentes fontes e oferecem insights é um artifício interessante.
3 – Gestão de documentos físicos e virtuais
A gestão de documentos é um ótimo exemplo da importância de integrar arquivos on-line com off-line. As melhores soluções de impressão oferecem a possibilidade de gestão eletrônica de documentos, principalmente para dados que podem ser digitalizados e disponibilizados na nuvem para diferentes perfis de colaboradores e/ou que não são tão utilizados assim. Mas há informações que são mais sigilosas e restritas a poucos profissionais. Nesses casos, ter uma cópia física de backup pode ser bastante útil para o planejamento do negócio.
4 – Criação de processos internos
Sim, a impressão de documentos mesmo em home office também facilita a criação de processos internos. Isso ocorre porque, ao definir quais arquivos e informações devem ir para o papel, o colaborador automaticamente cria uma rotina capaz de atender a seus objetivos em relação ao uso de documentos. Quando não se tem uma política clara de impressões no ambiente corporativo, o profissional perde a autonomia para imprimir determinados arquivos que facilitariam o seu trabalho e, consequentemente, melhorariam sua produtividade.
5 – Entrega de valor no dia a dia
Acessar dados digitais pode parecer prático em um cenário de home office, mas nada se compara à preocupação de ter as principais informações no papel. Essa prática entrega valor ao dia a dia do colaborador, uma vez que exige dele uma capacidade crítica para identificar quais dados podem contribuir, ou não, para suas tarefas se estiverem em fácil acesso no papel. É uma forma, portanto, de exercitar a criatividade e o senso analítico tão desejado pelos recrutadores nas principais corporações.
* Rodrigo Reis é Diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa de soluções para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos – e-mail: reisoffice@nbpress.com
Sobre a Reis Office
Sempre orientada pela tecnologia e evoluindo junto ao mercado, a Reis Office acompanha o desenvolvimento do mercado de impressão desde que foi fundada, em 1984. A empresa tem como missão imprimir soluções e sempre levar as melhores inovações de outsourcing para seus clientes por meio de uma equipe qualificada e bem treinada. Líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, a companhia atua em parceria com grandes marcas como Brother, Canon, Kyocera e OKI. Além de trabalhar somente com produtos de alta qualidade, a Reis Office também conta com as certificações ISO 14001, que estabelece diretrizes sobre gestão ambiental, e ISO 9001, que define padrão de qualidade e sistemas em geral.
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